ОСНОВНЫЕ КОНКУРЕНТНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА

Корпоративность

Архитектура CompanyMedia была изначально спроектирована на такой корпоративный режим работы, когда в список участников согласования, исполнителей или адресатов и т.д. можно было бы выбрать как сотрудников текущей организации, так и других организаций Заказчика, где установлена СИСТЕМА.

Механизмом, обеспечивающим надежный гарантированный режим доставки документов между организациями или между удаленными площадками одной организации, является репликация баз данных Lotus Notes/Domino. Почтовые средства (Notes или Exchange) используются только для оповещений сотрудников о поступлении новых документов или заданий, однако из этих оповещений можно по ссылке открыть сами документы или задания.

Система поддерживает ключевые принципы корпоративности:

• Единое информационное пространство всей организации, включая ее территориальные филиалы: «сквозной» делопроизводство и «сквозные бизнес-процессы», охватывающие несколько организаций компании;
• Работа со штатным расписанием всех филиалов и всем персоналом организации: пользователь любого регионального подразделения имеет возможность совместно работать над документом с любым сотрудником компании, подключенным к системе;
• Институт замещающих, обеспечивающий возможность осуществлять работу с документами руководителей их помощникам или секретарям;
• Институт аудиторов, позволяющий получать руководителям доступ по чтению к документам, с которыми работают их подчиненные или какие-либо отдельные сотрудники;
• Списки персонала всех организаций доступны всем подразделениям холдинга;
• Общедоступные списки внешних организаций.

Масштабируемость

Архитектура Системы поддерживает основные требования к масштабируемости корпоративных систем. Трехуровневая архитектура системы специально рассчитана на территориально - распределенную организацию и подключение новых документоориентированных систем.

Каждая из прикладных подсистем CompanyMedia имеет возможность осуществлять взаимодействие с другими прикладными подсистемами или с базовыми сервисами и справочниками. Все это возможно благодаря встроенной в CompanyMedia технологии ActiveFrame, играющей роль промежуточного слоя между Lotus Notes и прикладной подсистемой. Таким образом, можно говорить о 3-х уровневой структуре построения системы: базовое программное обеспечение Lotus Notes/Domino, ActiveFrame и прикладные подсистемы.

Функциональная масштабируемость

• подключение любых новых комплектов приложений или баз данных на Lotus Domino, разработанных как специалистами «Айкамсофт», так и специалистами Заказчика;
• подключение внешних систем, реализованных на реляционной модели хранения данных.

Географическая масштабируемость

• неограниченное число рабочих мест и вовлеченных в систему организаций
• неограниченное количество новых организаций, которые можно подключить к системе
• неограниченное количество новых подразделений холдинга, филиалов и сотрудников

Поддержка многоструктурности Заказчика

Любые изменения организационной структуры (перевод сотрудников, состав делопроизводителей, замещающих, создание или ликвидация подразделений, данные об организациях и др.) "подхватываются" системой "налету". Выполняется автоматическое поддержание целостности данных — реквизитов организаций, данных о сотрудниках, реквизитов документов, прав доступа.

Эффективная поддержка всех видов, типов и схем документооборота организации

Виды документооборота:

• Горизонтальный (внутренние документы организации);
• Вертикальный (организационно - распорядительные документы или ОРД);
• Внешний (входящая и исходящая корреспонденция);
• Объединение головного офиса и всех дочерних и зависимых предприятий холдинга «сквозным» делопроизводством в корпоративном масштабе.

Делопроизводство -> Документооборот

• Подключение к системе руководителей и исполнителей для непосредственного участия в процессе работы с документами;
• Обязательное хранение содержания документа;

Одна организация -> вся компания (холдинг)

• Движение документов между территориально-удаленными подразделениями, филиалами, смежными структурами (сквозное делопроизводство);
• Контроль деятельности всех сотрудников организации;
• Процессы, охватывающие несколько удаленных подразделений организации (контроль исполнения документа, визирование, рассылка и т.д.);

Типы автоматизации документооборота

CompanyMedia позволяет решать задачи или полностью электронного документооборота, или смешанного документооборота, или информационной поддержки бумажного документооборота.

При полностью электронном документообороте все документы должны быть представлены в системе в электронном виде, а на бумажный носитель документ выводится только в виде твердой копии для удобства чтения или для передачи другим организациям. Кроме того, в электронном документообороте пользователями системы являются все руководители и сотрудники, работающие с документами.

При смешанном документообороте часть задач полностью решается внутри системы, а другая часть в виде поддержки бумажного документооборота. Например, секретари и исполнители работают с электронными документами, а руководство работает с распечатанными секретарями документами. Другим примером смешанного документооборота является поэтапный ввод в действие электронного документооборота, когда еще не все подразделения подключены к системе.

При бумажном документообороте оригиналом (первоисточником) считается бумажный документ, а в системе хранится или только реквизитная часть документа и история его исполнения, или еще и электронный образ документа или текстовый файл. В этом варианте с системой работают как минимум делопроизводители, а как максимум делопроизводители и некоторые исполнители и руководители, для которых необходим режим непосредственной работы, например при использовании электронно-цифровой подписи под резолюциями или в листах согласования.

Важно подчеркнуть, что в CompanyMedia предусмотрены важные особенности поддержки бумажного документооборота, например:

• фиксируется место регистрации документа;
• фиксируются все места хранения документа во всех подразделениях, задействованных в исполнении документа;
• фиксируется информация о доставке документа;
• ведется автоматическое формирование дел по хронологическому и предметно-вопросному принципам;
• учитывается движение каждого экземпляра и его копий для документов строго учета (например, ДСП);
• штрих-кодирование для удобства поиска в базах карточек документов или для потокового ввода сканируемой входящей корреспонденции;
• разбиение баз данных по годам и по типам;

В то же время в CompanyMedia присутствуют все необходимые элементы электронного и смешанного документооборота:

• работа с содержательной частью документа и приложений к нему;
• электронное согласование (последовательное и параллельное, по сценарию или произвольное, линейное или вложенное) и ознакомление;
• поиск по любому набору реквизитов и по контексту;
• использование электронно-цифровой подписи;
• участие в работе с системой всех руководителей и сотрудников в коллективном режиме;
• механизмы замещающих;
• распечатка по фирменным бланкам;
• поддержка on-line и off-line работы с системой без необходимости ручных операций по синхронизации данных между узлами системы;
• автоматическое отслеживание изменений в документах при изменениях в организационной структуре и в других справочниках системы – обеспечение актуального доступа при перемещениях, увольнениях, поступлениях на работу сотрудников;

Гарантия доставки управленческой информации

Архитектура CompanyMedia специально спроектирована в расчете на территориально-распределенную организацию с различными по качеству и скорости каналами связи.

Передача выполняется на основе специально разработанных механизмов и разграничения прав доступа к документам, что обеспечивает 100% гарантию доставки управленческой информации и документов при передаче их между организациями холдинга и рабочими местами исполнителей.

Система получения уведомлений синхронизирована с доставкой документов, по которым сформированы эти уведомления. Это разрешает проблему, когда в удаленной организации сотрудник получает уведомление, а открыть документ по нему в базе данных не может (размер документа можем быть большим и время на его передачу тратиться больше, чем на передачу уведомления).

Легкое исправление ошибок операторов при работе в корпоративной базе, т.к. маршрутизация определяется выбранными фамилиями из соответствующей организации.

Управление доступом к информации

В CompanyMedia предусмотрены следующие возможности по управлению доступом к информации через НАСТРОЙКИ системы:

• Автоматическое ограничение доступа на чтение по указываемым атрибутам документа - «вижу только те документы, к которым имею отношение»;
• Автоматическое ограничение доступа на редактирование по указываемым атрибутам документа - «не все, что вижу, могу редактировать»;
• Дополнительные читатели документов;
• Установка прав на редактирование частей документа (карточки) в зависимости от статуса документа и от того, кто пытается редактировать документ;
• Блокировка открытия, сохранения документа в зависимости от значения полей карточки документа или от того, кто выполняет эту операцию;
• Автоматическое отслеживание доступа при изменениях в оргструктуре, передаче дел при переводе, увольнении;
• Режим замещающих (делегирование прав на создание и редактирование) и аудиторов (делегирование прав на чтение);
• Использование в схемах доступа «структурных» групп – все сотрудники подразделения, все сотрудники нижестоящих или вышестоящих подразделений, все руководители нижестоящих подразделений, вышестоящих подразделений. Причем можно назначать схему доступа с замещающими руководителей или без них.

Проверенная временем методология ведения проектов внедрения систем электронного документооборота

• Управление проектом по методологии AVM;
• Организационная, методологическая и нормативная база внедрения;
• Положения об управлении проектом;
• Оперограммы типовых бизнес-процессов;
• Программы-методики испытаний для всех прикладных подсистем;
• Комплекты проектных документов;
• предварительные - опросные листы, анкеты;
• сопровождающие внедрение - схемы документооборота, настроечные таблицы;
• эксплуатационные - разработана политика администрирования системы;
• Восемь специализированных учебных курсов для всех категорий пользователей системы и технических специалистов;
• Учебная и методическая литература;
• организация проекта внедрения;
• корпоративные стандарты;
• организация подготовки и переподготовки персонала, программы обучения.

Независимость от средств коммуникации

• Любые каналы связи: коммутируемые линии, интернет, спутниковые каналы связи
• Все популярные сетевые протоколы – TCP/IP, Netbios, SPX/IPX, X25, Banyan Vines
• Административная и коммуникационная структура системы не зависимы друг от друга
• Оптимальная сетевая топология, обеспеченная специальной базой данных «Структура системы», содержащая списки установленных баз данных с указанием внутренних серверов организаций и коммуникационных серверов для организаций:
• автоматическая маршрутизация репликаций
• минимальная загрузка сетевого трафика и серверных ресурсов
• возможность использования надежных линий связи только до ближайшего узла

Низкие затраты на администрирование и управление системой

• Централизованное администрирование корпоративными БД (Главные администраторы)
• настройка коммуникационной структуры;
• регистрация баз данных по организациям;
• установка прав доступа к корпоративным базам;
• Самостоятельность филиалов в выборе набора БД и управления ими (региональные администраторы);
• Делегирование функций определенным сотрудникам по ведению своей ветви структуры организации в части системных настроек;

Интеграция с кадровой системой:

• Получение сигналов от внешней кадровой системы по изменениям в оргструктуре
• Получение сигналов от «СМ-Управление персоналом» по изменениям в оргструктуре
• Выборочное принятие в обработку сигналов (штатная структура и структура организации для документооборота могут не совпадать)

Преимущества базового программного обеспечения

CompanyMedia является прикладным решением, базирующимся на технологии Lotus Notes/Domino компании IBM. Программный продукт Lotus Notes/Domino является общепризнанным мировым лидером в области коммуникационных систем, систем электронного документооборота и автоматизации деловых процессов, коллективной работы и управления знаниями. Не случайно около 100 миллионов пользователей во всем мире используют возможности этого программного продукта сочетающего в себе:

• Почтовую коммуникационную инфраструктуру корпоративного масштаба;
• Средства для коллективной работы, координации и планирования деятельности сотрудников организации;
• Систему управления электронными документами корпоративного масштаба;
• Глобальные средства доступа и распространения информации;
• Средства защиты информации;
• Средства быстрой разработки и внедрения стратегических прикладных систем коллективной работы;
• Средства доступа и создания инфраструктуры WWW.

Особенности использования в случае наличия инфраструктуры microsoft exchange/outlook

Архитектура CompanyMedia, а также развитые интеграционные возможности базового программного обеспечения Lotus Notes, позволяет использовать имеющуюся в наличии инфраструктуру системы групповой работы на базе Microsoft Exchange/Outlook. В этом случае предлагается использовать сервер Lotus Domino только как сервер приложений, а клиент Lotus Notes только в качестве рабочего места для специалистов в области ДОУ (сотрудники канцелярий, общих отделов и т.п.), так как их рабочие места требуют развитого и сложного интерфейса.

Сервер Domino, работая в режиме интеграции с Microsoft Exchange, обеспечивает рассылку уведомлений и ссылок на документы посредством электронной почты, а работа с документами обеспечивается в среде Internet Explorer, т.е. пользователь пользуется привычными средствами, такими как Microsoft Outlook и Microsoft Internet Explorer, имея в наличии как средства групповой работы, так и средства системы электронного документооборота.